פתחת עסק חדש? הנה כל מה שחשוב לדעת

לפני הכל ברכות על פתיחת עסק חדש!
ברגע שהתקבלה החלטה על הקמת עסק חדש הצעד הראשון שלך הוא להכיר את העולם העסקי ולהבין את העולם אליו נכנסים מבחינת ניהול עסק תקין.
בתהליך פתיחת עסק חדש מעורבים גורמים משמעותיים שחשוב להכיר.
בחרנו עבורך כמה מושגים שחשוב מאוד להכיר לניהול עסק בהצלחה ובביטחון ולהימנע מהפתעות לא נעימות בתהליך פתיחת עסק חדש

הגופים המוסדיים שמולם עובדים כחלק מעבודת ניהול עסק שוטף הנם:

מס ערך מוסף: רשות המיסים גובה כיום 17% מכל עסקה המתבצעת במדינת ישראל, על כל השירותים והמוצרים, מלבד פירות וירקות. תשלום המע"מ מתבצע אחת לחודש או חודשיים, בהתאם למבנה העסק ולהיקפים העסקיים שלו, ולאחר דו"ח שמכין מנהל הכספים או רואה החשבון שלך. חשוב לזכור! אמנם גביית המע"מ מתבצעת דרך העסק, אבל הוא לא שלך ולכן כדאי שלא לחשב אותו כחלק מההכנסות ולהפריש את הסכומים אותם עליך לשלם מראש. עסקים רבים בוחרים ובצדק לפתוח חשבון נפרד או פיקדון אליו הם מפרישים את התקבולים ממע"מ כדי לוודא שאין להם הפתעות במועד התשלום.

מס הכנסה: כבעל עסק עליך לבחור בין שתי חלופות בכל הנוגע לתשלום מקדמות למס הכנסה: עסקים מסוימים מבקשים לקבוע מקדמות מינימליות כדי לשלם כמה שפחות במהלך השנה, אולם אז יש לקחת בחשבון שעם הגשת הדו"ח השנתי עשוי להצטבר סכום נכבד אותו יש לשלם. עסקים אחרים בוחרים לקבוע מקדמות גבוהות, בידיעה שלאחר הגשת הדוח הם יקבלו החזר מלא מרשויות המס.

ביטוח לאומי: דמי ביטוח לאומי לבעלי עסקים מחושב גם הוא בתחילת השנה הקלנדרית וישולם אחת לחודש באמצעות מקדמות. גם כאן, אם שילמת יותר מקבלים את ההפרש ואם שילמת פחות, יש לשלם למוסד ביטוח לאומי את ההפרשים. כאן נמליץ לכך לקבוע שיחה עם רואה חשבון אחת לרבעון, בה הוא יציג בפניך כמה עליך לשלם למס הכנסה ולביטוח לאומי, ביחס לרבעון הנוכחי וביחס לכל השנה. כך ניתן לדעת את המצב הפיננסי ולתכנן את המשך הצעדים שלך מראש ולהימנע מהשלמות לשתי הרשויות לאחר הגשת הדוח השנתי.

רואה חשבון הוא ציר מרכזי במהלך ניהול עסק ושמירה על התנהלות פיננסית נכונה. רואי חשבון בישראל מוסמכים על פי חוק לעסוק בכל מה שנוגע לנושא פיננסים, דוחות כספיים, ביקורת ולקשר מול רשויות המס. הם גם האנשים שיכירו את העסק שלכם טוב כמעט כמוכם, ימנעו מכם טעויות, ויוכלו להעניק לך תמונה מלאה ומדויקת של העסק. ההמלצה שלנו היא לבחור רואה חשבון מנוסה בליווי עסקים כבר בהתחלה ולנהל את כל היחסים שלך מול רשויות המס והמוסד לביטוח לאומי דרכו.

רשימת המסמכים והדוחות שחייבים להנפיק עבור ניהול עסק נכון:

ניכוי מס במקור: ביטוי זה נועד להגדיר האם וכמה מקבל השירותים צריך לנכות מתשלום המס שלכם, על מנת להעבירו למס הכנסה. עם פתיחת עסק מקבלים אישור על ניכוי מס במקור אותו ניתן להפיק באמצעות האתר של מס הכנסה. לתשומת לבך, האישור מתעדכן מעת לעת ולכן כדאי להנפיק אישור חדש כל שלושה חודשים.

אישור על ניהול ספרים: אישור על ניהול ספרים הוא מסמך נוסף אותו יש להציג במקרה שעובדים עם עסקים אחרים, ומהווה אסמכתא של מס הכנסה שמנהלים תיעוד כחוק של העסק שלך ומדווחים לרשויות המס. גם אותו ניתן להנפיק באתר רשות המיסים בקלות, באמצעות הזנת מספר עוסק או מספר ח.פ.

דוח שנתי: אחת לשנה, לאחר ה- 31 בדצמבר של השנה החולפת, נדרש להציג לרשויות המס ולביטוח לאומי דוח המסכם את סך ההכנסות וההוצאות של העסק בשנה החולפת. בדוח מפורטות כל ההכנסות, לפי מקור ההכנסה, וכל ההוצאות. הדוח ישמש את רשות המיסים ואת המוסד ביטוח לאומי לטובת חישוב המס הסופי לאותה השנה וגם אותך, במקרה בו יהיה צורך לגייס הון נוסף, לגשת למכרזים וכדומה. את הדוח השנתי עורך רואה החשבון שלך, ושווה לקבוע איתו פגישה לאחר השלמתו כדי ללמוד על העסק שלך, כיצד הוא מתפתח ולאן אפשר לקחת אותו מכאן.

מאזן בוחן: מאזן בוחן הוא גיליון שבו מפורטות כל היתרות של העסק שלך ומטרתו לאתר במהירות ובקלות טעויות שנעשו ברישום של הוצאות או הכנסות.
העיקרון שעליו נשען המאזן הוא שסך הרישומים, או הפקודות בצד החובה של הגיליון, יהיה שווה לפקודות שבצד הזכות. כלומר: בצד הזכות יופיעו הכנסות כמו הכנסות ממכירות, צ'קים לפירעון וספקים זכאים. בצד החובה יופיעו סך הסכום שיש לקבל מלקוחות, תחת הרישום לקוחות חייבים, לצד הוצאות כמו רכישת סחורה, שכירות, ציוד ועוד. במקרה בו סיכום החובה אינו זהה לסיכום הזכות, יש טעות ברישום של התנועות וכדאי לאתר אותה במהירות. בעת קבלת אשראי נדרש להציג דוחות עדכניים כגון: דוחות כספיים, מאזן בוחן ומע"מ.

מאזן רווח והפסד: על מנת לגלות את הרווח או את ההפסד של העסק, רואה חשבון ירכז את כל ההכנסות וההוצאות בטבלה שבאמצעותה הוא יחשב את הנתונים. מאזן רווח והפסד הוא כלי חשוב, באמצעותו ניתן להבין אילו אפיקים מייצרים עבור העסק שלך הכנסות גבוהות ולהתמקד בהם מחד וכיצד להתייעל ולחסוך בהוצאות מאידך.

הצהרת הון: הצהרה הון נועדה לאפשר לרשויות המיסים לעקוב אחר ההכנסות וההון של העסק ולאתר חריגות בהמשך. לתשומת לבך, למרות שאפשר לערוך את הצהרת ההון לבד ולחתום עליה, עדיף גם כאן להטיל את המשימה על רואה חשבון מוסמך ובעל ניסיון כדי למנוע טעויות היום והשלכות על ההון שיכולות להצטבר בהמשך.

ניהול עסקי נכון – הכל מתחיל במושגים חשובים שעליכם להכיר:

חוב: העסק שלך מתחיל לצבור חוב כאשר לא ניתן לעמוד בתשלומים לגורמים השונים וכאן כדאי למצוא דרך לא רק לצמצם את ההוצאות אלא גם לנהל את המזומנים ואת החובות של העסק. המקום הטוב ביותר להתחיל בטיפול הוא בבנק שלך: התייעצות עם בנקאי יתכן מאוד שהוא יוכל לעזור לך לפתור בעיה לפני שהיא גדלה.

אשראי: כאשר אנחנו שומעים את המונח אשראי אנחנו חושבים מיד על כרטיסי אשראי, חברות אשראי וכו', אבל כאשר אנחנו מדברים על העסק שלנו יש לאשראי עוד שתי פנים: אם רכשת מוצרים או שירותים ומשלמים עליהם לאחר תקופה מסוימת, למעשה קיבלת אשראי מהספקים שלך וההיפך: אם הענקת שירותים או סיפקת סחורה ואת התשלום עליה מקבלים לאחר מועד המסירה, הענקת אשראי ללקוחות שלך.
הוצאת ערבות לצורך פרויקטים אף היא מהווה מוצר אשראי. הבנק שלך הוא מקור חשוב מאוד לאשראי. ישנם הרבה דרכים לקבל אשראי מהבנק ומומלץ בחום לגשת לבנקאי ולקבל את כל המידע שיוכל לסייע לך.

דירוג אשראי: דירוג האשראי שלכם ייקבע בן היתר על פי ההיסטוריה שלכם כלווים ומשלמים ויהווה גורם מסייע לקבלת הלוואות ומימון. הדירוג נקבע על פי העמידה שלכם בהתחייבויות שלכם ולכן עסקים וותיקים שהוכיחו את המהימנות שלהם ייהנו מדירוג אשראי גבוה יותר. המידע עליכם נאסף מגורמים שונים ומגוונים: בנקים, חברות אשראי וספקים גדולים במשק, ומרוכז על ידי חברות דירוג האשראי.

מלאי: מושג זה מתייחס לעסקים המחזיקים ומנהלים מלאי מוצרים, החל מעסקי קמעונאות שונים, דרך ספקי שירותים וציוד. המלאי שלך עשוי להוות נכס, במקרה שבו הוא שולם ושניתן להפוך אותו למזומן על ידי מכירתו. עם זאת, הוא יכול להוות גם סיכון לעסק, במקרה בו מדובר במלאים רגישים, או כאלה שיש להם תאריך תפוגה. ניהול מלאי הוא משימה חשובה מאוד שמשפיעה הן על הוצאות התפעול של העסק והן על הוצאות מימון העסק. לשם הדוגמא: חנות פרחים זקוקה ליותר סחורה בסופי שבוע, בחגים ובאירועים מיוחדים כדי לספק מענה לביקושים הגואים. עם זאת, בשאר ימי השנה, היא צריכה לאתר את נקודת האיזון שבין ביקושים ובין המלאים כדי לא להגיע למצב בו היא נותרת עם סחורה שתוקפה פג במהירות, מבלי שניתן יהיה למכור אותה. מכיוון שמלאי שווה כסף יש לנהל אותו בקפידה ולהימנע מלייקר הוצאות.

בשנים האחרונות המושג EDI נהיה נפוץ יותר ויותר בקרב עסקים רבים בעולם, מה זה EDI ? בקצרה - תקן בינלאומי להעברת מסרים דיגיטליים! EDI מקל על עסקים רבים בתחום בעזרת האופציה להמיר כל מסמך (הזמנה, תעודות משלוח, חשבונית וכו') לשפה דיגיטלית משותפת בינך ובין הארגון עמו ברצונך להתקשר בחיבור מאובטח ומוצפן.

עלות מעסיק: עלות מעסיק היא למעשה הסכום שמוציאים בפועל על עובד שלך בחישוב שנתי. היא כוללת את השכר, תשלומי מס למוסד ביטוח לאומי ומס ההכנסה, הפרשות לפנסיה ופיצויים, קרנות השתלמות (במקרה שמעניקים לעובד את ההטבה הזאת), דמי הבראה, ימי חופשה וימי מחלה. כלל האצבע הוא שעלות המעסיק מהווה 25%-30% מהמשכורת שמשלמים לעובד, בהתאם לגובה ולוותק שהוא צבר. לדוגמא: במשכורת של 10 אלפים שקלים ברוטו לעובד, עלות המעסיק שלך תהיה כ- 12.5 אלף שקלים לחודש.

פנסיה ופיצויים: כל מעסיק במדינת ישראל חייב להפריש 18.5% מהמשכורת של העובד שלו לפנסיה ופיצויים, מתוכם העובד מפריש 6%. הסכום מופרש לביטוח לאומי ולקרן הפנסיה אותה בוחר העובד. לתשומת לבך, מדובר בעבירה פלילית במקרה שלא הפרשת את הסכומים המתאימים לעובד ולכן חשוב מאוד שמי שמנהל את השכר של העובד ואת ההפרשות יהיו אנשי מקצוע מהימנים ומנוסים.

קרן השתלמות: אי אפשר לדבר על הוצאות מוכרות מבלי לספר לך שקרן השתלמות היא הוצאה מוכרת לעצמאים, המאפשרת לך לחסוך כ- 18 אלף שקלים בשנה וליהנות מפטור ממס על חלק משמעותי מהסכום. קרנות ההשתלמות לא רק מעניקות את ההטבה במס, אלא מהוות את אחד מאפיקי החיסכון המשתלמים ובתור עצמאים אפשר לפתוח קרן חדשה כל שנה, ומקץ השנה השישית הסכום יהיה זמין עבורך, בתוספת תשואה נאה.

תזרים מזומנים: תזרים מזומנים הוא סיכום של כל ההוצאות וההכנסות שהיו לעסק שלך בתקופה מוגדרת, כמו חודש או שנה. התזרים כולל את כל ההכנסות וההוצאות של העסק וממנו ניתן להבין מה מצבו ועד כמה הוא יציב. לדוגמא: תזרים מזומנים יכול להציף מצב שבו בחודשים מסוימים ההוצאות של העסק על מלאים גבוהות ביחס להכנסות ממכירת סחורה בשל עונתיות. גילוי בזמן, מאפשר להפחית את רכש המלאי של העסק ולהתאימו לביקוש ולייצר רווח גבוה יותר.

מישהו שומע אותי?

אין ספק שהמושגים האלה מורכבים ומאתגרים, אבל יחד עם היועצים המתאימים הרבה יותר קל ובטוח לצאת לדרך. אנו ממליצים להגיע לפגישה עם הבנקאי האישי, שיוכל לסייע בהתנהלות פיננסית נכונה בעסק, ובמקביל לקבוע פגישה עם רואה חשבון שמתמחה בעסקים, שיתרום בתחום ההתמחות שלו.